Pedoman Administrasi PMII
I. Pendahuluan1.1 Latar Belakang
Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi dilingkungan PMII, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan progran organisasi guna menacapai tujuan.
Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris diseluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara nasional dilingkungan PMII dari tingkat Pengurus Besar samapai Rayon.1.2. Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi PMII secara nasional.
1.3. Tujuan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :
1.3.1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi PMII.
1.3.2. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi PMII.
1.3.3. Menegakkan wibawa dan displin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi dikalangan anggota.
1.4. Sasaran
Pedoman penyelenggaraan Tertib Administrasi(PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :
1.4.1. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.
1.4.2. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.
1.5. Landasan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) berlandaskan pada :
1.5.1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PMII
1.5.2. Keputusan Konggres XII PMII tahun 2000
1.5.3. Keputusan MUSPIM IX tahun 2002
II. Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
2.1 Pedoman Umum
2.1.1. Surat
Yang dimaksud dengan surat dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
2.1.1.1. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :
a. nomor surat, disingkat No.
b. Lampiran surat, disingkat Lamp.
c. Perihal Surat , disingkat Hal.
d. Sialamat surat, “Kepada Yth dst”
e. Kata Pembuka Surat “Assalaamu ‘Alaikum ……. “
f. Kalimat Pengantar “ Salam silaturrahmi …………. “
g. Maksud surat
h. Kata Penutup, “Wallahul Muwaffiq dst”, wassalaamu ‘alaikum dst”
i. Tempat dan tanggal pembuatan surat.
j. Nama Pengurus organisasi beserta jabatan
2.1.1.2. Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi(resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada ditepi yang sama.
2.1.1.3. Jenis surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan khusus. Surat Umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Dan surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris. Jenis tersebut diklasifikasikan kedalam dua sifat; intern dan ekstern.
2.1.1.4. Kertas Surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat PMII). Kop berikut amplop berisikan :
a. Lambang PMII, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD-ART PMII.
b. tulisan berupa tingkatan kepengurusan dan alamat organisasi.
2.1.1.5. Nomor Surat
Seluruh surat resmi, organisasi disemua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas :
a. nomor urut surat.
b. Tingkat dan periode kepengurusan
c. Jenis surat dan nomor surat.
d. Penanda Tangan surat
e. Bulan pembuatan surat.
f. Tahun pembuatan surat.
(lihat lampiran pedoman teknis, poin 2.2.1.)
2.1.2. Stempel
2.1.2.1. Bentuk Stempel
Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang bergaris tunggal.
2.1.2.2. Ukuran Stempel
stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
2.1.2.3. Tulisan Stempel
Stempel resmi organisasi berisi :
a. Lambang PMII disebelah kiri
b. Tulisan disebelah kanan terdiri atas :
(1) Tingkatan kepengurusan, baris pertama
(2) Nama Organisasi, baris kedua; “pergerakan”, baris ketiga; “Mahasiswa Islam” dan baris ke-empat;”Indonesia”.
(3) Nama Tempat atau daerah, baris kelima.
2.1.2.4. Tinta Stempel
seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel warna merah. (lihat lampiran 1 dan pedoman teknis point 2.2.2.).
2.1.3. Buku Agenda
2.1.3.1. Ukuran Buku
Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
2.1.3.2. Model Buku
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang digunakan keduanya adalah sebagai berikut ;
a. Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom ;
(1) Nomor urut pengeluaran
(2) Nomor Surat
(3) Alamat surat
(4) Tanggal Surat ;
a) Tanggal Pembuatan
b) Tanggal Pengiriman
(5) Perihal Surat
(6) Keterangan
b. Buku Agenda surat masuk, terdiri atas kolom ;
(1) Nomor urut penerimaan
(2) Nomor surat
(3) Alamat surat/pengirim
(4) Tanggal surat ;
a) tanggal Pembuatan
b) Tanggal Penerimaan
(5) Perihal Surat
(6) Keterangan
(lihat pedoman Teknis, point 2.2.3.)
2.1.4. Buku Kas
2.1.4.1 Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
2.1.4.2. Model Buku Kas
Buku Kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri atas kolom ;
a. Nomor urut penerimaan
b. Uraian sumber kas
c. Jumlah uang yang diterima
d. Nomor urut pengeluaran
e. Uraian penggunaan kas
f. Jumlah uang yang dikeluarkan
(lihat pedoman Teknis, point 2.2.4.)
2.1.5. Buku Invetarisasi
2.1.5.1. Ukuran Buku Inventarisasi
Buku inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolom yang diperlukan
2.1.5.2. Model Buku Inventarisasi
Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom ;
a. Nomor urut.
b. Nama barang.
c. Merk barang.
d. Tahun pembelian.
e. Jumlah barang
f. Keadaan barang.
g. Keterangan.
(lihat pedoman Teknis, point 2.2.5.)
2.1.6. Papan Nama
2.1.6.1. Bentuk papan nama organisasi disemua tingkatan kepengurusan berbentuk empat persegi panjang.
2.1.6.2. Ukuran Papan Nama
Ukuran papan nama, sesuai dengan ketentuan peraturan Mendagri no. 5 Thn 1986 adalah :
a. Penguru besar :Panjang 200 cm dan lebar 150 cm.
b. Pengurus Koordinator Cabang : Panjang 150 cm dan lebar 135 cm.
c. Pengurus Cabang : Panjang 160 cm dan lebar 120 cm
d. Pengurus Komisariat : Panjang 140 cm dan lebar 105 cm.
e. Pengurus Rayon ; Panjang 120 cm dan lebar 90 cm.
2.1.6.3. Tulisan Papan Nama
Papan nama berisi tulisan yang terdiri dari:
a. Lambang PMII, sebelah kiri atas.
b. Kode wilayah dibagian bawah lambang PMII
c. Nama organisasi tingkat kepengurusan
d. Alamat sekretariat dibagian bawah
2.1.6.4. Warna Papan Nama
Papan nama mengunakan warana sebagai berikut:
a. Warna dasar biru tua
b. Lambang PMII; sesuai dengan lampiran ART.
c. Tulisan ; putih.
2.1.6.5. Bahan Papan Nama
pada dasarnya semua jenis benda pipih dan rata dapat digunakan sebagai papan nama. namun yang layak digunakan adalah :
a. triplek dan sejenisnya.
b. kayu tebal.
c. seng dan sejenisnya.
2.1.7. Jaket
2.1.7.1 Warna Jaket
Jaket resmi organisasi semua tingkatan menggunakan warna biru muda
2.1.7.2. Model Jaket
Model jaket resmi organisasi adalah jas tangan panjang
2.1.7.3. Bahan jaket
Jaket resmi organisasi terbuat dari bahan-bahan tekstil yang relatif tebal dan kaku.
2.1.7.4. Atribut jaket
Jaket organisasi dilengkapi dengan sejumlah atribut sebagai berikut :
a. Lambang PMII, sebelah kiri bawah.
b. Nama Pengurus, sebelah kanan atas.
c. Tingkatan Organisasi, sebelah kiri diatas lambang PMII.
2.1.9. Selempang
2.1.9.1 Warna Selempang
warna selempang organisasi memiliki tiga warna, yaitu biru tua, kuning, dan biru muda.
2.1.9.2. Ukuran Selempang
Selempang organisasi yang resmi berukuran panjang 60 cm dan lebar 4 cm
2.1.9.3. Bahan Selempang
Selempang resmi organisasi terbuat dari bahan tekstil yang halus dan berkilap, dilengkapi rompi dan lencana diujung keduanya.
2.1.10. Lencana
2.1.10.1. Jenis Lencana
Lencana organisasi dapat dikelompokkan kedalam dua jenis, yaitu lencana besar dan lencana kecil.
2.1.10.2. Warna Lencana
Warna lencana besar memiliki dasar sesuai dengan bahan-bahan lencana kecil berwarna dasar putih berlambang PMII sesuai ketentuan lampiran ART.
2.1.10.3. Bentuk Lencana
Lencana besar berbentuk periasai lambang PMII dengan ukuran tinggi 9 cm dm lebar 7 cm, sedang lencana kecil berbentuk bulat berdiameter 3 cm.
2.1.10.4. Bahan Lencana
Lencana kecil dan besar terbuat dari bahan logam, seperti aluminium, seng, dan sebagainya.
2.1.10.5. Tulisan
Lencana besar hanya berwujud lambang tanpa tulisan, sedangkan lencana kecil bertuliskan Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia mengitari lambang PMII.
2.1.11. Kartu tanda Anggota
2.1.11.1. Sitematika
Bagian Belakang :
a. Nomor
b. Nama
c. Tempat Tanggal lahir
d. Alamat rumah
e. Perguruan Tinggi
f. Fakultas/jurusan
g. Komisariat
h. Tempat dan tanggal pembuatan
i. Tanda tangan dan nama terang pemegang KTA
j. Tanda tangan dan nama terang PKC/PC
k. Stempel PKC/PC
Bagian Depan
a. Kop logo PMII
b. Tujuan PMII sesuai pasal 4 AD PMII
c. Tanda tangan dan nama terang Ketua umum dan Sekjend PB. PMII
2.1.11.3. Kertas
Kertas KTA berwarna dasar kuning dan ada background lambang PMII
2.1.11.4. Nomor
Penomoran Anggota PMII disusun sebagai berikut :
01-01-A01-01-01-01-2002 dengan keterangan :
01 pertama merupakan nomor keanggotaan yang ditetapkan oleh PB PMII
A. merupakan kode wilayah masing-masing PKC/PC.
01 kedua merupakan nomor keanggotaan yang ditetapkan oleh PKC
01. ketiga merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PC
01. ketiga merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PK.
01. keempat merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PR
2002 merupakan tahun penerbitan KTA.
2.1.11.5. Ukuran
Panjang KTA 6 cm dan lebar 4 cm
2.1.11.6. Tulisan
Menggunakan Font tipe Times New Roman diseluruh bagian KTA
2.2. Pedoman Teknis
2.2.1 Surat
2.2.1.1. Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draft atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
2.2.1.2. agar memepermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuat copy atau salinannya buat di file atau di arsip.
2.2.1.3. dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
2.2.1.4. Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode (untuk PB) dan 7 item kode(untuk PKC/PC/PK/PR) yaitu :
a. Nomor surat
b. Tingkat kepengurusan
(1). Pengurus Besar disingkat PB
(2). Pengurus Koordinator Cabang disingkat PKC
(3). Pengurus Cabang disingkat PC
(4). Pengurus Komisariat disingkat PK
(5). Pengurus Rayon disingkat PR
c. Jenis Surata dan Nomor Urut :
Untuk Pengurus Besar :
(1). Internal Khusus, seperti surat keputusan ditandai dengan kode : 01
(2). internal Umum, seperti surat-surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode ; 02
(3). eksternal Khusus, seperti surat mandat khusus, audiensi dengan pejabat dll, dipakai kode : 03
(4). Eksternal Umum adalah surat yang bersifat umum, ditandai dengan kode :04
Untuk Pengurus Koorcab, Cabang, Komisariat dan Rayon
(1). internal (Khusus dan Umum), ditandai dengan kode : 01
(2). Eksternal (Umum dan Khusus), dengan kode : 02
d. Penandatangan Surat
Untuk Pengurus Besar
(1). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekjend ditandai dengan kode : A-I
(2). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Wakil Sekjen ditandai dengan kode : A-II
(3). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekbid ditandai dengan kode : A-III
(4). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua dan Sekjend, ditandai dengan kode : B-I
(5). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua dan Wakil Sekjend, ditandai dengan kode : B-II
(6). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua dan Sekbid, ditandai dengan kode : B-III
(7). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekjend, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
(8). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Wakil Sekjend, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
(9). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekbid, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-III
Untuk Pengurus Koorcab dan Cabang :
(1). Jika Penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris Umum ditandai dengan kode : A-I
(2). Jika Penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris ditandai dengan kode : A-II
(3). Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris Umum ditandai dengan kode : B-I
(4). Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris ditandai dengan kode : B-II
(5). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekretaris Umum, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
(6). Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekretaris, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
Untuk Pengurus Komisariat dan Rayon
(1). Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : A-I
(2). Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Wakil sekretaris, ditandai dengan kode : A-II
(3). Jika Penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : B-I
(4). Jika Penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Wakil sekretaris, ditandai dengan kode : B-II
Khusu yang berkaitan dengan Masalah Keuangan organisasi :
(1) jika Penandatangan surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
(2) Jika Penandatangan surat adalah Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
e. Bulan surat
kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis dengan angka Arab.
f. Tahun Surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.
g. Kode Koorcab/Cabang
Khusus untuk Koorcab dan Cabang mencantumkan kode daerah dan diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan. Kemudian untuk komisariat dan rayon cukup menentukan kode cabang yang bersangkutan.
(1). Koorcab/cabang yang berada diwilayah Sumatera ditandai dengan kode : U
(2). Koorcab/cabang yang berada diwilayah Jawa dan Madura ditandai dengan kode : V
(3). Koorcab/cabang yang berada diwilayah Bali dan nusa Tenggara ditandai dengan kode: W
(4). Koorcab/cabang yang berada diwilayah Kalimantan ditandai dengan kode : X
(5). Koorcab/cabang yang berada diwilayah sulawesi ditandai dengan kode : Y
(6). Koorcab/cabang yang berada diwilayah Maluku dan Irian Jaya ditandai dengan kode : Z
Kode Koorcab/Cabang dapat dilihat pada daftar kode alamat Koorcab/cabang PMII
Contoh
A. Surat Pengurus Besar
Nomor : 001.PB-XIV.02-001.A-I.09.2002
001 : Nomor urut surat keluar
PB : Pengurus Besar
XIV : Periode ke 14
02 : jenis surat internal khusus
001 : nomor urut surat jenis tersebut
A-I : ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekjend
09 : Bulan ditetapkannya surat
2002 : Tahun Pembuatan Surat
B. Pengurus Koordinator Cabang
Nomor : 027.PKC-XII.Y-0. 01-018.A-II.10.2002
027 : Nomor urut surat keluar
PKC : Pengurus koordinator Cabang
XII : Periode ke 12
Y-0 : kode Koorcab sulawesi Selatan
01 : jenis surat internal (Umum dan Khusus)
018 : nomor urut surat jenis tersebut
A-II : ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris
10 : Bulan ditetapkannya surat
2002 : Tahun Pembuatan Surat
C. Pengurus Cabang
Nomor : 035.PC-XVI.Y-01.02-022.B-I.11.2002
035 : Nomor urut surat keluar
PC : Prngurus Cabang
XVI : Periode ke 16
Y-01 : kode Cabang Ujung Pandang
02 : jenis surat Eksternal (Umum dan Khusus)
022 : nomor urut surat jenis tersebut
B-I : ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Umum
11 : Bulan ditetapkannya surat
2002 : Tahun Pembuatan Surat
D. Surat Pengurus Komisariat
Nomor : 021.PK-XI.Y-01.01-045.B-II.12.2002
021 : Nomor urut surat keluar
PK : Prngurus Komisariat
XI : Periode ke 11
Y-01 : kode Cabang Ujung Pandang
01 : jenis surat internal (Umum dan Khusus)
045 : nomor urut surat jenis tersebut
B-II : ditandatangani oleh Ketua dan Wakil Sekretaris
12 : Bulan ditetapkannya surat
2002 : Tahun Pembuatan Surat
E. Surat Pengurus Rayon
Nomor : 016.PR-IX.Y-01.02-07.A-I.01.2002
016 : Nomor urut surat keluar
PR : Prngurus Rayon
IX : Periode ke 9
Y-01 : kode cabang ujung Pandang
02 : jenis surat Eksternal (Umum dan Khusus)
07 : nomor urut surat jenis tersebut
A-I : ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris
01 : Bulan ditetapkannya surat
2002 : Tahun Pembuatan Surat
2.2.1.5. Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hierarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
2.2.1.6. untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin mempedomani tatacara penomoran surat sebagaimana tercantum pada point 2.2.1.3. dan 2.2.1.4.
2.2.1.7. Penandatangan seluruh jenis surat-surat harus menggunakan tinta warna hitam.
2.2.2. Stempel
2.2.2.1. Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah-tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertanda tangan.
2.2.2.2. Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua umum atau sekjen(untuk PB, Ketua umum atau sekretaris Umum (untuk Koorcab/Cabang), dan Ketua atau sekretaris (untuk komisariat dan rayon).
2.2.3. Buku Agenda
2.2.3.1. Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
2.2.3.2. Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.
2.2.3.3. kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 (enam) kolom.
2.2.4. Buku Kas
2.2.4.1. Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam buku kas, terdiri atas :
a. Buku Harian
b. Neraca Bulanan
c. Neraca Tahunan
2.2.4.2. Segala penerimaan dana harus dicatat didalam buku kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (Kredit), kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.
2.2.4.3. Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan buku kas adalah bendahara/wakil bendahara, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi.
2.2.4.4. Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.
2.2.5. Buku Inventarisasi
2.2.5.1. Buku Inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milikorganisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan.
2.2.5.2. Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 7 kolom, seperti berikut ini :
2.2.5.3. pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah Sekjen/Sekeretaris Umum/Sekretaris disemua tingkatan organisasi.
2.2.6. Papan Nama
2.2.6.1. Papan Nama organisasi dipasang dengan seizin pihak yang berwenang, didinding atau halaman muka kantor sekretariat atau tempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat organisasi.
2.2.6.2. pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya harus memperhatikan ketentuan sebagaimanatercantum pada pedoman umum point 2.1.6.
2.2.7. Jaket
2.2.7.1. Jaket resmi organisasi digunakan oleh anggota dan fungsionaris pada acara-acara resmi organisasi, termasuk didalamnya rapat-rapat pengurus disemua tingkatan organisasi, serta ketika menghadiri resepsi/acara yang diselenggarakan organisasi lain.
2.2.7.2. Penggunaan jaket secara lengkap dengan peci dan selempang hanya pada acara pelantikan pengurus disemua tingkatan organisasi, resepsi Harlah dan pada setiap upacara pembukaan kegiatan organisasi.
2.2.7.3. Pembuatan jaket resmi harus senantiasa memperhatikan ketentuan pada pedoman umum point 2.1.7.
2.2.7.4. Pengurus yang berwenang menggunakan jaket secara lengkap adalah pengurus harian pada semua tingkatan organisasi, terutama Ketua Umum dan Sekjen (untuk PB), Ketua Umum dan Sekretaris umum (untuk PKC/PC), ketua dan sekretaris (untuk Komisariat dan rayon).
2.2.8. Peci
2.2.8.1. Peci organisasi digunakan pada acara-acara resmi maupun semi resmi untuk menunjukkan identitas organisasi kepada khalayak umum.
2.2.8.2. peci organisasi digunakan bagi para petugas bidang protokol dan atau anggota pada setiap kegiatan disemua tingkatan organisasi.
2.2.8.3. Pembuatan peci resmi organisasi harus senantiasa memperhatikan ketentuan pada pedoman umum point 2.1.8.
2.2.9. Selempang
2.2.9.1. Selempang dapat digunakan bersama dengan atau tanpa jaket. Tapi untuk acara sebagaimana ketentuan pada pedoman tehnis point 2.2.7.2. harus dengan jaket.
2.2.9.2. jika selempang akan dikenakan, maka sisi bagian luar adalah yang berwarna biru tua dan sisi bagian dalam adalah biru 73 muda. Kemudian pad pertemuan kedua ujung selempang diletakkan lencana besar PMII, pembuatan selempang harus senantiasa memperhatikan ketentuan pada pedoman point 2.1.9.
2.2.10. Lencana
2.2.10.1. Lencana organisasi dapat digunakan pad peci, baju dan benda lainnya, yang bertujuan menunjukkan identitas pada khalayak umum.
2.2.10.2. Penggunaan lencana besar disematkan pada jaket atau selempang dan lencana kecil pad peci atau baju diatas dada sebelah kiri.
2.2.10.3. Pembuatan lencana organisasi harus senantiasa memperhatikan ketentuan pad pedoman umu point 2.1.10.
2.2.11. Kartu Tanda Anggota
2.2.11.1. KTA diberikan setelah mengikuti MAPABA dan dinyatakan lulus dan sudah dibaiat sebagai anggota PMII
2.2.11.2. KTA digunakan dalam acara-acara resmi organisasi apabila dibutuhkan, misalnya seperti Konggres, Muspim dan lain sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benar-benar anggota PMII.
III. PENUTUP
3.1. Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi ini akan berfungsi sebagaiman mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoaman ini secara sungguh-sungguh.
3.2. Hal-ahal yang belum terjangkau dalam pedoman ini akan diatur kemudian oleh pengurus besar.
